Yayınlanma Tarihi: 05.01.2024
Etiketler: Güvenli baskı, döküman yönetimi, yazıcı filo yönetimi
1. Ekipmanınızın Nasıl Kullanıldığını Anlayın Baskı yönetimi yazılımıyla kimin neyi, ne zaman yazdırdığına dair inanılmaz miktarda bilgi edinebilecek ve böylece bilinçli kararlar verebileceksiniz. Belki personelinizin baskı ihtiyaçları son birkaç yılda değişmiştir ve bir veya iki cihazı ortadan kaldırarak biraz tasarruf edebilirsiniz. Belki daha yakın olduğu için en pahalı mürekkebi kullanan makinede yüksek miktarda siyah beyaz belge basıyorlardır. Öğrenene kadar bilemezsin. Filonuz karmaşıksa muhtemelen bilmediğiniz çok şey vardır. 2. Yönetimi Basitleştirin Yazdırma yönetimi yazılımı, her yazıcıyı ayrı ayrı yapılandırmak zorunda kalmadan, tüm yazıcıları ve yazdırma işlerini merkezi bir kontrol panelinden yönetmenize olanak tanır. Bu, BT personelinizin merkezi bir konumdan yazıcı sürücülerini hızlı bir şekilde güncelleyebileceği ve yamaları uygulayabileceği anlamına gelir. 3. Güvenliği Artırın Baskı güvenliği yeni bir sorun değil ancak son 10 yılda çok daha farklı bir anlam ifade etmeye başladı. Baskı yönetimi yazılımı olmadan, iyi niyetli bir personelin bir şeyin çıktısını alıp unutması her zaman oldukça kolaydır. Yazdırma tepsisinde kalan hassas bilgiler, son derece yaygın bir yazdırma güvenliği sorunudur. Ancak yazıcılar ağa bağlı akıllı cihazlar haline geldikten sonra, dizüstü bilgisayarlar veya tabletlerdeki güvenlik açıklarının çoğuna sahip oldular. Bilgisayar korsanları yalnızca güvenli olmayan yazdırma cihazlarından bilgi çalmakla kalmaz, aynı zamanda ağınızda fidye yazılımı da dahil olmak üzere daha karmaşık siber saldırılar başlatabilirler. Aslında, çok uzun zaman önce, modern baskı güvenliğine öncelik vermeyen bir hastanenin başına da tam olarak bu geldi . Baskı yönetimi yazılımı, uygun baskı güvenliğinin yalnızca bir bileşenidir; Bu yazılım, diğer güvenlik özelliklerinin yanı sıra, bir yazdırma işi yayınlamadan önce kullanıcıların aygıtta kendilerini doğrulamasını (bir rozet veya PIN ile) gerektiren güvenli (diğer adıyla çek veya beni takip et) yazdırmayı ayarlamanıza yardımcı olabilir . 4. Ağaçları Kurtarın ve Paradan Tasarruf Edin Güvenli yazdırma yalnızca yazdırma güvenliğini artırmaz . Ayrıca, tüm yazdırma işleri izlendiğinde ve kullanıcıların bir yazdırma işini almak için merkezi bir yazıcıya gitmesi gerektiğinde, israfa neden olan yazdırma alışkanlıklarının önemli ölçüde azaltılmasına yardımcı olur. İnsanlar baskıya başlamadan önce kendilerine gerçekten buna değip değmeyeceğini sorma eğilimindedirler ve cevap genellikle hayırdır! Baskı yönetimi yazılımı aynı zamanda tutumlu baskı alışkanlıklarını da basitleştirir. Elbette, personelden her zaman yalnızca siyah beyaz yazdırmasını ve sayfanın her iki tarafını da kullanmasını isteyebilirsiniz, ancak bu seçimler her seferinde birkaç ek adım gerektirdiğinde, bu, unutulması veya görmezden gelinmesi kolay bir istektir. Öte yandan bu yazılım, israfı ve baskı maliyetlerini azaltan varsayılan ayarları kuruluşunuzun tamamında uygulamanıza olanak tanır. Personeliniz hâlâ tek taraflı, tam renkli belgeler üretebilecektir ancak bu artık en kolay seçenek değildir. Ancak bazı israf alışkanlıklarınızı gerçekten dizginlemek istiyorsanız belirli bir departmana veya kuruluşunuzun tamamına kotalar ve baskı kısıtlamaları da uygulayabilirsiniz. 5. Verimliliği Artırın Toner ve mürekkep izleme küçük bir ayrıntı gibi görünebilir, ancak malzeme siparişini otomatikleştirmenize olanak tanır, böylece personelinizin her cihaz için hangi sarf malzemelerinin ne zaman gerekli olduğunu bulmasına gerek kalmaz. Fazla mürekkep ve toner kartuşlarıyla yer harcamanıza gerek kalmayacak, satın alma hatalarını azaltacaksınız ve toner korsanlarının artık kuruluşunuzu dolandırmanın kolay bir yolu olmayacak.