Baskı maliyetlerinizin çoğunu tek bir departman mı karşılıyor? İhtiyaçları için en iyi ekipmanı kullanmadıkları için mi, yoksa müsrif baskı alışkanlıkları nedeniyle mi? Veya…bir çalışan, dört yaşındaki çocuğunun sürpriz partisi için çok sayıda pahalı renkli kartuş mu kullanıyor? 
Bunu bilmenin kesin bir yolu var, o da son teknoloji baskı yazılımına yatırım yapmak…
Baskı Yönetimi Nedir?
Yazdırma yönetimi, yazdırma aygıtlarınızın performansını veya kullanımını optimize eden her türlü araç ve görevi içeren geniş bir terimdir. Yazdırma yönetiminin bazı örnekleri arasında cihazların bakımının düzenli olarak yapılmasını sağlamak, filonuzu doğru boyutlandırmak ve özel yazdırma yönetimi yazılımı kullanmak yer alır. 
Baskı Yönetimi Yazılımı Nedir?
Baskı yönetimi yazılımı, işletmelerin baskı işlemlerini kolaylaştırmasına, izlemesine ve takip etmesine yardımcı olan güçlü bir araçtır.
Yazılıma bağlı olarak kuruluşunuz bunu aşağıdaki amaçlarla kullanabilir: 

• Çalışanlarınızın herhangi bir yerden herhangi bir cihazınıza yazdırma yapmasına izin verin 
• Bir yazdırma işini yayınlamadan önce kullanıcı kimlik doğrulamasını zorunlu kılın 
• Mürekkep ve toner seviyelerini izleyin
• Belirli yazdırma işlerini en uygun ekipmana yönlendirin 
• Paradan tasarruf etmek için varsayılan ayarları uygulayın
• Kimin neyi yazdırdığına ilişkin ayrıntıları toplayın 
• Tüm yazdırma işlerini izleyin ve takip edin 
• Başka yerlerden gelen iş arkadaşlarının yakındaki yazıcıları kolayca tanımlamasına olanak tanıyın
• Yazdırma sunucularını ortadan kaldırın
• Belgeleri otomatikleştirin ve dijitalleştirin

1. Ekipmanınızın Nasıl Kullanıldığını Anlayın
Baskı yönetimi yazılımıyla kimin neyi, ne zaman yazdırdığına dair inanılmaz miktarda bilgi edinebilecek ve böylece bilinçli kararlar verebileceksiniz. Belki personelinizin baskı ihtiyaçları son birkaç yılda değişmiştir ve bir veya iki cihazı ortadan kaldırarak biraz tasarruf edebilirsiniz. Belki daha yakın olduğu için en pahalı mürekkebi kullanan makinede yüksek miktarda siyah beyaz belge basıyorlardır. Öğrenene kadar bilemezsin. Filonuz karmaşıksa muhtemelen bilmediğiniz çok şey vardır. 
2. Yönetimi Basitleştirin
Yazdırma yönetimi yazılımı, her yazıcıyı ayrı ayrı yapılandırmak zorunda kalmadan, tüm yazıcıları ve yazdırma işlerini merkezi bir kontrol panelinden yönetmenize olanak tanır. Bu, BT personelinizin merkezi bir konumdan  yazıcı sürücülerini hızlı bir şekilde güncelleyebileceği ve yamaları uygulayabileceği anlamına gelir.
3. Güvenliği Artırın 
Baskı güvenliği yeni bir sorun değil ancak son 10 yılda çok daha farklı bir anlam ifade etmeye başladı. Baskı yönetimi yazılımı olmadan, iyi niyetli bir personelin bir şeyin çıktısını alıp unutması her zaman oldukça kolaydır. Yazdırma tepsisinde kalan hassas bilgiler, son derece yaygın bir yazdırma güvenliği sorunudur.  
Ancak yazıcılar ağa bağlı akıllı cihazlar haline geldikten sonra, dizüstü bilgisayarlar veya tabletlerdeki güvenlik açıklarının çoğuna sahip oldular. Bilgisayar korsanları yalnızca güvenli olmayan yazdırma cihazlarından bilgi çalmakla kalmaz, aynı zamanda ağınızda fidye yazılımı da dahil olmak üzere daha karmaşık siber saldırılar başlatabilirler. Aslında, çok uzun zaman önce, modern baskı güvenliğine öncelik vermeyen  bir hastanenin başına da tam olarak bu geldi .
Baskı yönetimi yazılımı, uygun baskı güvenliğinin yalnızca bir bileşenidir; Bu yazılım, diğer güvenlik özelliklerinin yanı sıra, bir yazdırma işi yayınlamadan önce kullanıcıların aygıtta kendilerini doğrulamasını (bir rozet veya PIN ile) gerektiren  güvenli (diğer adıyla çek veya beni takip et) yazdırmayı ayarlamanıza yardımcı olabilir .
4. Ağaçları Kurtarın ve Paradan Tasarruf Edin
Güvenli yazdırma yalnızca yazdırma güvenliğini artırmaz . Ayrıca, tüm yazdırma işleri izlendiğinde ve kullanıcıların bir yazdırma işini almak için merkezi bir yazıcıya gitmesi gerektiğinde, israfa neden olan yazdırma alışkanlıklarının önemli ölçüde azaltılmasına yardımcı olur. İnsanlar baskıya başlamadan önce kendilerine gerçekten buna değip değmeyeceğini sorma eğilimindedirler ve cevap genellikle hayırdır! 
Baskı yönetimi yazılımı aynı zamanda tutumlu baskı alışkanlıklarını da basitleştirir. Elbette, personelden her zaman yalnızca siyah beyaz yazdırmasını ve sayfanın her iki tarafını da kullanmasını isteyebilirsiniz, ancak bu seçimler her seferinde birkaç ek adım gerektirdiğinde, bu, unutulması veya görmezden gelinmesi kolay bir istektir. Öte yandan bu yazılım, israfı ve baskı maliyetlerini azaltan varsayılan ayarları kuruluşunuzun tamamında uygulamanıza olanak tanır. Personeliniz hâlâ tek taraflı, tam renkli belgeler üretebilecektir ancak bu artık en kolay seçenek değildir. 
Ancak bazı israf alışkanlıklarınızı gerçekten dizginlemek istiyorsanız belirli bir departmana veya kuruluşunuzun tamamına kotalar ve baskı kısıtlamaları da uygulayabilirsiniz.  
5. Verimliliği Artırın
Toner ve mürekkep izleme küçük bir ayrıntı gibi görünebilir, ancak malzeme siparişini otomatikleştirmenize olanak tanır, böylece personelinizin her cihaz için hangi sarf malzemelerinin ne zaman gerekli olduğunu bulmasına gerek kalmaz. Fazla mürekkep ve toner kartuşlarıyla yer harcamanıza gerek kalmayacak, satın alma hatalarını azaltacaksınız ve toner korsanlarının artık kuruluşunuzu dolandırmanın kolay bir yolu olmayacak.

Yazdırma çoğu işletmede önemli bir işlevdir; ancak her işletmenin yazdırmaya yaklaşımında farklılıklar vardır. Seçtiğiniz yaklaşım maliyetinizi, sorumluluk düzeyinizi ve etkinliğinizi etkileyecektir. Buna karşılık, bu değişkenlerin her biri gelecekteki yatırım getirisini, üretkenliği ve iş akışını etkiler.
Baskı ihtiyaçlarınızı yönetmek söz konusu olduğunda üç ana seçenek vardır: yönetilen baskı hizmetleri , bir bayiden ekipman satın almak (ve baskı ihtiyaçlarını şirket içinde karşılamak) veya bir baskı satıcısıyla çalışmak. Pek çok işletme, birkaç özel yazdırma işinin dış kaynaklardan sağlandığı hibrit bir yaklaşımı tercih ediyor. Ancak yönetilen baskı hizmetleri giderek daha popüler bir seçenektir. 
BT departmanınız baskı filonuzu analiz etme yeteneğine sahip olsa da, bu muhtemelen zamanlarını en iyi şekilde kullanmayacaktır. Bir MPS sağlayıcısı, tarama, yazdırma, kopyalama ve fakslamayı da içeren her boyuttaki baskı filosunu optimize etme konusunda uzmanlaşmış bilgiye sahip olacaktır.
Kişisel yazıcılara sahip olmak, filoları çoğu işletmenin düşündüğünden daha verimsiz ve maliyetli hale getiriyor. Ayrıca sıklıkla benzersiz kartuşlara ihtiyaç duyarlar ve bu da satın alma ve envanter takibinde zorluklara neden olabilir. Ayrıca önemli bir siber güvenlik riskini de temsil edebilirler. Bir MPS sağlayıcısı, kişisel veya yerel yazıcıları dikkatle inceleyecek ve yalnızca iş yeriniz için anlamlı olduğunda bunları kullanmanızı önerecektir. Kişisel yazıcıların azaltılması, masa alanını en üst düzeye çıkarabilir ve tedarik ve enerji maliyetlerinin azaltılmasına yardımcı olabilir. 

Otomatik malzeme siparişi sayesinde, bir sağlayıcı size doğru malzemeleri tam ihtiyacınız olduğu anda gönderebilir, böylece personelinizin stoklama ve sipariş verme sorumluluğu ortadan kalkar; bu da maliyetli sipariş hatalarını ortadan kaldırabilir. Bonus olarak bu hizmet, şirketinizin yaygın ofis malzemeleri dolandırıcılıklarından korunmasına yardımcı olur .