Kağıt, süreçlerin en yavaş halkasıdır
Sözleşmeler imzalanır, faturalar gelir, formlar doldurulur; sonra bir masadan diğerine taşınır, taranır, adlandırılır, doğru klasöre konur ve bilgisi bir sisteme elle girilir. Her adım zaman alır ve hata üretir. Belge arandığında ise fiziksel arşive ya da kimsenin adlandırma kuralını bilmediği paylaşım klasörlerine bakılır.
Çok fonksiyonlu cihaz bu zincirin başındadır; ancak çoğu kurumda yalnızca “tara ve e-postaya gönder” düzeyinde kullanılır. Belge dijitalleşir, süreç dijitalleşmez.
Yaklaşımımız: cihazın ekranından sürece
Doküman iş akışı, taramayı bir süreç adımına dönüştürür. Kullanıcı çok fonksiyonlu cihazın ekranında belge türünü seçer; cihaz belgeyi tarar, OCR ile metne dönüştürür, tanımlı kurala göre adlandırır ve doğru hedefe gönderir: doküman yönetim sistemi, paylaşım klasörü, e-posta ya da iş uygulaması. Bu akışın çalışması için cihazın tarama hızı, belge besleyici kapasitesi, tek geçişli çift taraflı tarama, OCR ve hedef türü desteği ile kimlik doğrulama seçenekleri işin hacmine ve hedef sistemlere uygun olmalıdır.
NETUS bu gereksinimleri teklif aşamasında sizinle birlikte tanımlar: hangi belge türleri hangi hacimde taranıyor, nereye gidiyor, kim tarıyor. Buna göre uygun Lexmark çok fonksiyonlu modeller ve gerekli aksesuar ya da yazılım seçenekleri karşılaştırmalı olarak sunulur; model bazında özellikler ilgili ürün sayfasında yer alır.
NETUS ne sunar
- Belge türü, hacim ve hedef sistemlere göre tarama gereksinim listesi
- Gereksinimleri karşılayan çok fonksiyonlu yazıcı modellerinin karşılaştırılması
- Belge besleyici, çift taraflı tarama, OCR ve kimlik doğrulama özelliklerinin seçim ölçütlerine dahil edilmesi
- Doküman yönetim sistemi, ERP ve e-posta altyapınızla uyum açısından yapılandırma seçeneklerinin değerlendirilmesi
- Onaylanan yapılandırma için cihaz ve aksesuar teklifi
- Çok lokasyonlu yapılarda proje bazlı ürün listesi
Nerede en çok fark yaratır
Gelen fatura işleme, sözleşme arşivleme, personel özlük dosyaları, sağlık kurumlarında hasta evrakı, finans kuruluşlarında müşteri dosyaları ve kamu kurumlarında gelen-giden evrak kaydı, doküman iş akışının en hızlı sonuç verdiği alanlardır. Hangi belge türünüzün en çok zaman aldığını paylaşın; uygun cihaz ve yapılandırmayı birlikte belirleyelim.